Een VA is er om uw leven makkelijker te maken, maar het kan een zorg zijn als het gaat om het delen van persoonlijke informatie zoals adressen, inloggegevens en financiële informatie. Als u besluit deze alleen te blijven doen, stapelt dit uw takenlijst verder op – dit gaat het doel voorbij waarom u voor virtuele assistentie heeft gekozen. Het is beter om de beste manieren te vinden deze gevoelige informatie te delen in plaats van het extra werk te blijven doen.

1. Ontwikkel een duidelijk beveiligingsbeleid
Uw VA is mogelijk uw eerste uitbestede werknemer, dus het beveiligings- en privacy beleid is niet zo gemakkelijk afdwingbaar als met uw personeel op kantoor. Als algemene regel zou de VA al moeten weten hoe belangrijk het is om cruciale informatie privé te houden. Om uw verwachtingen te schetsen en ervoor te zorgen dat ze worden nagekomen, ontwikkelt u een beleid dat specifiek is afgestemd op virtueel assistenten. Wat u hier in opneemt is bijvoorbeeld, wat er zou gebeuren als gevoelige informatie wordt geschonden, de methoden van elektronische communicatie, wat er kan worden vastgelegd en wat uw VA met betrekking tot uw bedrijf mag delen.

2. Gebruik software voor het delen van wachtwoorden
Software zoals Lastpass is geweldig voor het veilig delen van aanmeldingsgegevens. Dit is ook een geweldige tool voor u om wachtwoorden van meerdere accounts te beheren. Het opslaan van inloggegevens op deze manier zorgt voor snelle toegang voor zowel u als uw virtuele PA, en wanneer iemand niet meer werkzaam voor u is kan de toegang worden ingetrokken. Een voordeel dat uw wachtwoord privacy ten goede komt, is dat u ervoor kunt kiezen of u de inlog gegevens zichtbaar wilt maken of niet. Het kiezen om het wachtwoord te verbergen heeft geen invloed op hun mogelijkheid om in te loggen.

3. Neem een prepaid-kaart
Als veiligheidsmaatregel is het ‘t beste om een ​​bankrekening te hebben die los staat van uw zakelijke account. Het overhandigen van de primaire bankgegevens heeft serieuze veiligheidsimplicaties, vooral als er continu gebruik wordt gemaakt van het account. De toegang van uw virtueel assistent tot uw financiën kan door u worden beperkt en gecontroleerd en op ieder gewenst moment worden aangepast.

4. Laat uw virtuele PA een geheimhoudingsovereenkomst ondertekenen
Een geheimhoudingsovereenkomst beschermt zowel u als uw VA juridisch als u ooit gevoelige informatie over uw bedrijf en andere activiteiten, waaronder klantinformatie en contactgegevens, openbaar zou maken. Als uw assistent de informatie deelt die is opgenomen in de geheimhoudingsovereenkomst, heeft u juridisch bewijsmateriaal.

5. Verleen beperkte toegang tot uw accounts
U hoeft geen toegang te verlenen tot de beheerdersaccounts die informatie bevatten die u niet wilt delen. Maak liever een apart account aan dat toegang verleend tot informatie wat relevant is voor het werk dat uw VA doet. In het geval uw VA niet meer werkzaam is voor u, hoeft u geen nieuwe wachtwoorden aan te maken en alleen het afzonderlijke account te beëindigen. Een andere mogelijkheid is beperkte gebruikerstoegang tot uw account toewijzen. Er zijn enkele platforms waarmee u kunt zien wie uw account heeft gewijzigd. Wanneer een VA niet langer voor u werkt, kunt u de toegangsrechten intrekken in plaats van nieuwe inloggegevens aanmaken.

6. Heb persoonlijke kennis van wie u inhuurt.
Bij het kiezen van uw virtueel assistent moet betrouwbaarheid een van de factoren zijn die bijdragen aan uw uiteindelijke beslissing. Als u iemand met ervaring in dienst neemt, controleer dan de legitimiteit van hun werk middels referenties. Bekijk hun prestaties, hun algemene achtergrond en hoe betrouwbaar ze zijn. Uw virtueel assistent niet kunnen vertrouwen met persoonlijke informatie zal het werk alleen maar vervelend maken. Na verloop van tijd kunt u leren uw VA meer toe te vertrouwen, zodat u meer machtigingen voor beveiligde informatie kunt gaan delen.

7. Gebruik een gerenommeerd VA-bedrijf
Het inhuren van een gerenommeerde virtuele assistent kan een uitdaging zijn, dus is het raadzaam om een ​​VA-bedrijf te gebruiken zoals AVirtual. Er is een team van ervaren VA’s om uit te kiezen en zij begrijpen hoe belangrijk het is om gevoelige informatie vertrouwelijk te houden. De meeste VA-bedrijven hebben hun eigen beveiligingsmaatregelen als het gaat om privacy beleid.

Je VA kan alles doen, behalve een kopje koffie maken (ze kunnen wel helpen om een ​​geweldige coffeeshop te vinden). Neem vandaag nog contact met ons op om uw ideale VA te vinden met AVirtual.

It's only fair to share...Share on Facebook
Facebook
Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on LinkedIn
Linkedin