De evolutie van de persoonlijke assistent(e) wordt vaker besproken dan welk beroep dan ook. Emma Jacobs begon haar artikel voor de Financial Times in 2015 met de provocerende opmerking: “De secretaresse is dood”, die gebruikt maakt van een krachtige tabel met statistieken om haar te ondersteunen, met als opvallendste feit dat 47% van de secretariële banen in het Verenigd Koninkrijk verdwenen zijn tussen 2001 en 2013 vanwege nieuwe technologie en besparingen. Op papier is dit verontrustend maar in werkelijkheid is de veranderende rol voor de meeste VA’s bevrijdend, waardoor ze de kans krijgen om hun vaardigheden te ontwikkelen op een manier die enorm gunstig is voor bedrijven. Laat het me uitleggen.

 

Persoonlijke assistenten waren in het verleden min of meer babysitters voor volwassenen die alles regelden voor hun ongeduldige bazen, gesprekken doorverbonden en de dagelijkse administratieve werkzaamheden afhandelden. Dit klinkt misschien iets te simpel maar ik zit er niet ver naast. Het werk van de ouderwetste persoonlijk assistent(e) was belangrijk maar niet vitaal genoeg om stand te houden in een harde, snelle en veranderlijke wereld van moderne ondernemingen. Het had twee opties: evolueren of verdwijnen. We moeten wel onthouden dat deze verandering niets te maken had met de werkdruk. Laten we eerlijk zijn, er zijn meer administratieve werkzaamheden dan ooit tevoren, als gevolg van snelle communicatie, verwachtingen van snelle doorlooptijden, social media en de explosie van beschikbare informatie. Het artikel in de Economist Waarom heeft iedereen het zo druk?Gaat over het voortdurende gevoel van intimidatie van onze perceptie van succes in plaats van de gemaakte uren: “Zodra uren financieel gekwantificeerd zijn, maken mensen zich meer zorgen over het verspillen, besparen of effectief gebruik van deze uren.” Met andere woorden, tijd is geld en leid tot een vervelend, zeurend gevoel dat wij altijd meer kunnen en moeten doen. Dus ja, er is nog altijd plaats voor een assistent(e), maar het moet een assistent(e) zijn die echt goud waard is.

 

Auteur van The New Executive Assistant, Melba J. Duncan benadrukt het aanzienlijke “rendement van het investeren in een goede assistent(e)” op senior- en juniorniveau in haar artikel voor de Harvard Business Review. Ze schrijft, “Firma’s moeten ook nadenken over de bredere ontwikkelingsvoordelen van het verstrekken van assistenten aan aanstormende managers. De echte winst kan behaald worden als de manager een nieuwe hogere functie krijgt en dan beter voorbereid en productiever is.” Maar het probleem blijft dat het vinden van een talentvolle assistent(e) veel tijd in beslag neemt en duur is.

 

Het gemiddelde jaarsalaris voor een persoonlijke assistent(e) in het Verenigd Koninkrijk is momenteel £24,731 (volgens PayScale). voeg de verplichte werkgeversbijdrage voor de premie volksverzekeringen toe ad £ 2.333 dan zit u al aan £ 27.064. Daar komen nog de kosten bovenop voor het huren van kantoorruimte, welke volgens Devilliers Surveyors, gemiddeld £4.638 bedragen in het Verenigd Koninkrijk en alle administratieve kosten zoals werving, softwarelicenties, HR en kantoorartikelen. Zelfs als u zeer zuinig bent met kantoorartikelen dan bent u per maand toch minimaal £1.300 kwijt. Alles bij elkaar opgeteld dan komen de totale kosten van een interne assistent(e) minimaal op ongeveer £38.002 per jaar. Dat is veel geld en dat kan gerechtvaardigd worden als de verhoging van de productiviteit gegarandeerd is, maar we weten reeds dat dit niet zo is.

 

Vorig jaar in Forbes, onthulde Cheryl Connor dat “het aantal mensen dat iedere dag tijd verspilt op het werk maar liefst 89% bedraagt” (dit is 20% meer dan het jaar daarvoor). Houd ook rekening met gemiddeld 7 ziektedagen per jaar, 5 trainingsdagen en 28 vakantiedagen waaronder nationale feestdagen dan komt u in totaal uit op slechts 221 dagen dat uw interne persoonlijke assistent(s) u gemiddeld werkelijk assisteert. Met name kleine ondernemingen kunnen dergelijke statistieken niet veroorloven maar eigenlijk kan niemand dat en dat is ook niet nodig.

 

Dus dit is de volgende fase van de evolutie: de virtuele assistent(e). Het is een sci-fi, verdacht klinkende term die waarschijnlijk de traditionele zakenmannen vervult met angst. Waar zijn deze virtuele mensen? Hoe weet ik dat ze doen wat ze zeggen en hoe kunnen zij mij en mijn bedrijf begrijpen als ik hen nooit ontmoet? Maar de werkelijkheid is dat virtuele assistenten goedkoper, efficiënter en vaardiger kunnen zijn dan uw gemiddelde interna VA. En niet een beetje ook. Maar – en dit is het belangrijke detail – het ligt eraan wie u inhuurt.

 

Sta hier eens bij stil: als u een virtueel assistent van mijn bedrijf, AVirtual, inhuurt dan is iedere assistent(e) persoonlijk geselecteerd en getraind volgens onze normen, dus u kunt er zeker van zijn dat ze echt goed zijn in hun werk. Maar het is meer dan dat: met een professionele virtueel assistent(e) organisatie huurt u ook daadwerkelijk een heel managementteam in, die niet alleen uitzonderlijke, toegewijde assistenten maar ook kwaliteitscontrole, consistentie en ondersteuning kan bieden. Er zijn honderden freelancers die zeer getalenteerd zijn in wat zij doen maar als er iets misgaat (bijv. ziekte, problemen thuis, laptop gestolen) dan zit u zonder assistent(e), en neem van mij aan dit is nog vervelender als u gewend bent op een soepele, stressvrije manier te werken met een assistent(e). Dan kunt u terugvallen op de garantie die hoort bij een gerenommeerde organisatie, die probeert de virtuele wereld een meer fysiek gevoel te geven. U weet bijvoorbeeld dat er ergens een kantoor is, dat er structuren en normen zijn vastgesteld die iedereen aanhoudt tijdens de werkzaamheden, vertrouwelijkheidsovereenkomsten en accountants om uw betalingen af te handelen. Niet dat die dingen achter de schermen van toepassing zijn op u, maar deze zijn beschikbaar en het zorgt voor een veilig en betrouwbaar gevoel en dat is uiteindelijke waar u ook voor betaald.

 

We hebben nu de middelen om ervoor te zorgen dat virtuele professionals echt deel gaan uitmaken van een onderneming. Facetime, Skype, Google Docs en een lange lijst met andere apps zorgen ervoor dat u net zo eenvoudig kunt communiceren over het web als tijdens een persoonlijk gesprek; het is zeker sneller en beknopter. In feite is er weinig dat een virtuele assistent niet kan doen, behalve dan uw lunch te gaan halen, maar zij kunnen wel regelen dat deze afgeleverd wordt op uw bureau door uw favoriete restaurant. VA’s zijn verbonden met een wereld van middelen die verder gaan dan de grenzen van een kantoor, ze zijn mediawijs, responsief, professioneel en kostenbesparend.

 

Dit is een evolutie waarbij iedere wint.

It's only fair to share...Share on Facebook
Facebook
Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on LinkedIn
Linkedin