Interview met Steve Gwenin

Oprichter GVI, Corkscrew and Bushwise

1. Waarom heeft u voor een virtuele assistente gekozen en niet een “echte”?

Na lang nadenken heb ik besloten dat virtueel de beste manier was. Allereerst had ik echt hulp nodig maar ik wist niet precies hoeveel uren per maand ervoor nodig waren om alles weer netjes op een rijtje te krijgen. Ik wilde me zeker niet fulltime aan iemand binden omdat ik zelf amper genoeg tijd had, zonder me te hoeven bekommeren om de moeite die het kost om  iemand in dienst te nemen, en al die wettelijk rompslomp die dit met zich meebrengt. Als ondernemer probeer ik zoveel mogelijk vaste kosten te vermijden. Met een virtuele VA waardeer ik met name de opzegperiode van slechts één maand, mocht ik mijn loonkosten willen verlagen. Bovendien hadden we niet echt veel ruimte meer op ons kantoor. Het idee dat er nog een persoon bij zou komen, zag ik niet echt zitten, en ik was er zeker niet klaar voor om nieuwe kantoorruimte te zoeken vanwege een VA.

2. Hoe heeft deze persoon uw leven veranderd?

Dat is nogal een statement, nietwaar? Ik ben de 40 gepasseerd en ik heb kinderen. Ik ben trots op mijn successen in het bedrijfsleven en ik heb altijd van mijn werk gehouden. Maar toch voelde ik me zo gefrustreerd omdat ik steeds meer tijd besteedde aan familie- en bedrijfsadministratie en ik had niemand aan wie ik dit kon overdragen. Ik wist dat ik mijn tijd beter aan andere dingen zou kunnen besteden maar opnieuw leek het idee om iemand fulltime in dienst te nemen voor 30 of 40 uur administratief werk nogal duur. Uiteindelijk kreeg ik er genoeg van toen ik een heel weekend bezig was met het boeken van vluchten, huurauto, luchthavenhotels etc. voor de kerstvakantie met mijn gezin. Ik belde het hotel en toen ik in de wacht stond omdat ze moesten controleren of ze een wieg beschikbaar hadden voor mijn zoon, dacht ik, “Waar ben ik mee bezig? Ik kan mijn tijd toch veel beter besteden?” Nu ik een persoonlijke assistente heb, heb ik het gevoel dat ik me kan concentreren op de belangrijkere dingen wat betreft werk en mijn gezin, en ze weet mijn ideeën perfect te implementeren. Mijn leven voelt meer in balans. Overdag heb ik meer tijd om me te richten op essentiële zakelijke aangelegenheden. En in het weekend ga ik voortaan lekker hardlopen en spelen met mijn kinderen in plaats van die dingen te regelen waar ik door de week geen tijd voor had. Ik ben zo dankbaar dat ik die last niet langer hoef te dragen en dat ik me nu kan concentreren op mijn sterke punten als zakenman en vader.

3. Hoe lang duurde het voordat u deze persoon kon vertrouwen?

Iemand vertrouwen is moeilijk genoeg en ik vroeg me inderdaad af of ik iemand kon vertrouwen met wie ik virtueel contact had. Achteraf gezien heb ik Jennifer in het begin alleen eenvoudige taken laten uitvoeren waarbij het geen ramp zou zijn als ze deze zou verpesten. Maar ze was snel en verantwoordelijk. En ik was weldra onder de indruk van haar. We hebben elkaar persoonlijk ontmoet via Skype en hebben regelmatig met elkaar gebeld. Ze was zo professioneel en zelfverzekerd. Na ongeveer vier weken heb ik haar toegang gegeven tot een van mijn creditkaarten waarna ik mijn afschriften goed in de gaten heb gehouden. Ze heeft nu toegang tot een tweede kaart, al mijn “frequent flyer” gegevens en huishoudelijke accountgegevens. Ze beheert bijna al mijn rekeningen en financiën. Om eerlijk te zien, de meeste taken die ik haar toevertrouw, doet ze veel betere dan ik ooit deed.

4. Heeft u weleens gewenst dat uw virtuele VA op uw kantoor werkte?

Het zou geweldig zijn al Jennifer op mijn kantoor zou werken zodat ze mij ter plaatse zou kunnen helpen, zoals onlangs toen ik iemand nodig had om de loodgieter in mijn huis binnen te laten. Maar ik heb onlangs Task Rabbit (taskrabbit.co.uk) en andere dienstverleners ontdekt die kunnen helpen met meer hands-on situaties.

5. Kunt u drie voorbeelden geven van de verantwoordelijkheden van Jennifer?

Ik ben altijd werkzaam geweest in de reisindustrie, en het boeken en wijzigen van vluchten en hotels neemt veel tijd in beslag. Het organiseren van reizen voor mijzelf en voor mijn gezin heeft mij heel wat zaterdagen gekost. Jennifer is ook fantastisch als het gaat om autoverzekeringen, woonverzekeringen, ziektekostenverzekeringen en onlangs heeft zij geregeld dat wij nu kunnen beschikken over een snelle internetverbinding. Zij is geweldig in het uitzoeken van mijn opties en ze kies altijd de beste. Laatst heeft Jennifer mij geholpen met het opzetten en beheren van onze social media accounts, het uitvoeren van marketingonderzoek en ze geeft ook leiding aan enkele van mijn Odesk medewerkers. 

6. Heeft u advies voor mensen die mogelijk een Virtuele VA willen inhuren?

Ik denk dat iedereen die overspoeld wordt door werk en het leven in het algemeen dit een keer moet proberen. Uw tijd is waardevol. Ik heb zoveel eigenaren/oprichters van bedrijven ontmoet die zelf hun administratie doen. Net zoals ik vroeger. Voordat ik een virtuele assistente inhuurde, als experiment, heb ik een notitie gemaakt van het aantal uren dat ik besteedde aan administratieve werkzaamheden die ik liever aan iemand anders zou overdragen. Het totaal aantal uren maakte de beslissing vrij eenvoudig. Ik was wel wat nerveus over het aangaan van een zakelijke relatie op deze nieuwe manier, maar Jennifer bleek al snel een aanwinst te zijn. Dankzij haar kan ik genieten van een rijker persoonlijk leven en is mijn productiviteit vergroot op manieren die ik niet eens had verwacht. 

It's only fair to share...Share on Facebook
Facebook
Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on LinkedIn
Linkedin