Het managen van een team is een complexe taak. Het beheren van een virtueel team van 150 medewerkers in meer dan 13 verschillende landen is vereist dan ook specifieke vaardigheden. Hier bij AVirtual zijn we snel uitgebreid en hebben we ontdekt wat voor ons en onze virtuele PA’s werkt. Het effectief beheren van virtuele teams is een unieke taak, dus daarom hebben we onze beste tips over deze uitdaging uitgesplitst om u te helpen succes te behalen met uw onderneming.

 

Wat is een virtueel team?

Ten eerste, wat bedoelen we als we verwijzen naar een ‘virtueel team’. Het is een relatief nieuw fenomeen dat mogelijk is gemaakt door de ontwikkeling van het internet. Gefaciliteerd door fantastische tools zoals Skype en FaceTime kunnen gesprekken met één druk op de knop plaatsvinden, ondanks dat de twee mensen in verschillende landen op de wereld zijn. Met de ontwikkeling van deze belangrijke ondersteunende software kunnen onze virtuele PA’s op afstand werken zonder fysiek in dezelfde ruimte te hoeven zijn, en dit is voor ons bedrijf revolutionair geweest. Het is zo’n radicale afwisseling van de traditionele ‘kantoorcultuur’, waar u gemakkelijk medewerkers kunt ontmoeten, een kop koffie kunt drinken en bijpraten of na het werk kunt borrelen met een drankje. Ondanks dit, geloven we dat deze verstoring er een is die een nieuwe weg van productiviteit mogelijk maakt.

 

Dat gezegd hebbende, het runnen en managen van een team op afstand vormt een unieke uitdaging voor zowel werkgever als werknemer. Dit zijn de uitdagingen voor freelancers sinds het fenomeen ontstond met de technologische revolutie. In een ideale wereld zijn we allemaal buitengewoon gemotiveerd, verantwoordelijk en alert zonder toezicht nodig te hebben. Toch zijn we allemaal mens. We kunnen zelfvoldaan worden en geconfronteerd met de muren van uitstelgedrag. Maar we hopen dat onze medewerkers, bij het opbouwen van een sfeer van wederzijds vertrouwen, hun doel in het grotere geheel begrijpen. Er wordt op vertrouwd dat ze hun werk doen en ze vertrouwen erop dat collega’s hetzelfde doen. Laten we eens verder bekijken hoe dit voor beide partijen een voordelige situatie kan scheppen.

 

Een wederzijds voordelige situatie?

Het is eenvoudig om de financiële voordelen te vermelden die u als werkgever kunt behalen door het beheer van een virtueel team. Uitgaande kosten van woon-werkverkeer worden geëlimineerd, wat een wereld van onaangesproken tijd opent. Niet alleen dat, maar het budget voor het bezitten of huren van een kantoorruimte is ook geëlimineerd. Uit mijn ervaring is dit een van de belangrijkste voordelen voor werknemers die behoefte hebben aan voldoende flexibiliteit en vrijheid door de starheid van de 9-5 mentaliteit. Werken in hun eigen ruimte, of in het enorme aanbod van koffietentjes en cafés houdt de zaken fris en vermijdt de stagnatie valkuil.

 

 

Maar zoals gezegd, met deze vrijheid moet een enorme hoeveelheid vertrouwen komen: van beide kanten van de tafel. Er moet erop vertrouwd worden dat de persoon zijn werk gaat doen, maar er moet er ook voor zorgen dat de werknemer zich gewaardeerd en niet vergeten voelt. De beste tip voor het handhaven van dit vertrouwensniveau is om regelmatige check-ins in te plannen. Bij AVirtual wordt graag gebruik gemaakt van Facetime via Zoom of Skype om ervoor te zorgen dat lichaamstaal goed wordt gelezen en er niets verloren gaat in een krakende telefoonlijn. Normaal gesproken verhoud we deze bij AVirtual tot 80% bedrijf gerelateerde en 20% persoonlijke interacties. Het humaniseren van mensen in managementrollen is essentieel om ervoor te zorgen dat alle medewerkers zich gewaardeerd voelen als lid van het bredere team. Het is belangrijk om een ​​bedrijf succesvol te beheren, maar creëer ook een community waarin mensen zich verbonden voelen en in contact staan ​​met het grotere geheel. Zoals met de meeste zaken, kan communicatie niet ondergewaardeerd worden.

 

Hoewel er voordelen zijn voor de werkgever, zijn er ook voldoende voordelen voor elke werknemer. Lege en niet-winstgevende reistijd wordt terugverdiend. Dit is tijd die werkgevers dankbaar gebruiken om tijd met geliefden door te brengen in plaats van in de trein of in het verkeer te zitten.

 

Teambuilding

Een van de grootste obstakels bij het beheren van teams op afstand is hoe u een teamethiek kunt opbouwen wanneer u niet aanwezig bent. Het ligt in onze menselijke aard om naar gemeenschap en verbinding te verlangen. Praktisch gesproken raden we aan minimaal drie of vier kantoor werkuren te hebben voor werknemers. Dit is zodat ze elkaar kunnen ondersteunen en een gevoel van gemeenschap kunnen krijgen door gedeelde ervaring.

 

Een ander voordeel van het werken met teams op afstand van mensen is de uitroeiing van geografische nadelen. Dit stelt ons in staat om teams van mensen op te bouwen louter gebaseerd op hun verdiensten en om het best mogelijke team te creëren. Het werven van mensen voor de individuele competenties en het vormen van op groepen gebaseerde sterke punten en cohesie betekent dat het bedrijf kan excelleren in plaats van stagneren, onder de druk van handige teamvorming. Stelt u zich voor dat u elk van uw ideaalste werknemers kon aantrekken en ze samen kon brengen in een virtueel team – het is een scenario waarvan de meeste werkgevers slechts van kunnen dromen.

 

Onze strategie voor het bouwen van teams is eenvoudig. Kijkend naar Zuid-Afrika bijvoorbeeld, is het niet mogelijk dat al onze medewerkers elke dag op één plek kunnen werken. In plaats daarvan maken we met het geld dat we besparen bij het huren van een kantoorruimte gemeenschappen per regio. We geven geld uit om hen te helpen bij elkaar te komen en elkaar te ondersteunen. We hebben vastgesteld dat 30 mensen per community het ideale nummer is. Het is groot genoeg dat u het gevoel heeft dat u tot iets belangrijks behoort, maar klein genoeg dat u ieders naam kent en echte connecties kunt onderhouden.

 

Bedrijfscultuur

Via deze fundamentele teams van virtuele medewerkers kunnen we een gevoel van bedrijfscultuur creëren. Cultuur is voor AVirtual een enorm belangrijk managementinstrument. We besteden veel tijd en geld aan het ontwikkelen van ideeën en manieren om medewerkers bij de bedrijfscultuur te betrekken. Een gevoel van verbondenheid creëren waarbij werknemers kunnen bouwen op de visie, bedrijfscultuur en strategie is ontzettend belangrijk. Het succes op de lange termijn van strategische implementatie staat of valt met alle medewerkers die de strategie begrijpen en implementeren vanaf het begin. Dagelijks werk en beslissingen moeten opereren met de overkoepelende bedrijfsstrategie in het achterhoofd – anders stort het intern in.

 

We hebben geconstateerd dat door consistente communicatie en teambuilding de implementatie van bedrijfscultuur mogelijk is. Het kost tijd en toewijding, maar het is absoluut haalbaar. Door de strategie in de hele cultuur te stroomlijnen, worden werknemers meer bewust van het feit dat ze deel uitmaken van het grotere geheel en dat op zijn beurt de verantwoordelijkheid en productiviteit verhoogt. Het bouwen van een cultuur van vertrouwen en verantwoordelijkheid is de sleutel. Door mensen te vertrouwen om hun werk vanaf het begin goed te doen door begrip van wederzijds respect, hebben we geconstateerd dat de productiviteitsniveaus het hoogst zijn. Met het elimineren van alledaagse verontschuldigingen om niet met ons werk door te gaan, hopen we dat individuen vinden dat aan al hun behoeften wordt voldaan, en dat ze hierdoor de vrijheid krijgen om hun meest productieve zelf te zijn.

 

 

Terwijl mensen nog steeds hun focus verliezen en zich misschien verslappen, komt dit uiteindelijk tot uiting in de productie en kwaliteit van hun werk en kan gemakkelijk worden aangepakt als er tekortkomingen zijn. Zorgen voor bedrijfscultuur is een drijvende kracht om productiviteit en werknemersgeluk te garanderen. Wij maken gebruik van jaarlijkse borrels die soms een logistieke nachtmerrie zijn wanneer u werknemers van over de hele wereld hebt. Maar rekening houdend met het grotere geheel, streven we ernaar een gevoel van integratie voor alle medewerkers te creëren. Zij zijn het team en zonder hun harde werk en toewijding als niemand kijkt, zou het bedrijf geen succes worden.

 

Training

Hoewel het gemakkelijk is om de gebieden van ons bedrijf te bespreken die zijn gevestigd en ontwikkeld, is het noodzakelijk om te bespreken hoe we hier zijn gekomen en hoe we dit onderhouden. In de loop van de tijd hebben we operationele samenwerkingsovereenkomsten voor teams ontwikkeld. In feite zijn dit een reeks structurele richtlijnen die aangeven hoe u dagelijks moet samenwerken. Of het nu gaat om het oplossen van problemen, het toewijzen van werk, hoe om te gaan met vakanties, etc. Het is belangrijk om een ​​solide structuur te hebben om de dagelijkse gang van zaken goed te laten verlopen. Zonder deze worden werknemers in het ongewisse gelaten en kunnen fouten worden gemaakt.

 

Om deze richtlijnen te infiltreren, voeren we een ‘onboarding’-proces uit. Dit houdt het bijwonen van trainingssessies in met verschillende managers en teamleden in de loop van een paar dagen. We kijken naar basisvaardigheden op het gebied van werk, maar ook hoe we in teams kunnen werken. Pro activiteit en delegatie kunnen geïmplementeerd worden in klant scenario’s, zodat ze het gevoel hebben dat ze alles kunnen aanpakken wat een potentiële klant zou kunnen vereisen. Ze ontvangen een teamleider in deze trainingsweek om te zorgen voor ondersteuning. In het verlengde hiervan wijzen we op de noodzaak van voortdurende training om voorop te blijven lopen in de steeds digitaliserende wereld. Zelf zijn we bezig met het opzetten van een interne zoekmachine die medewerkers kunnen raadplegen voor het kunnen kijken naar video’s, how-to-gidsen en antwoorden op veelgestelde vragen.

 

Afsluitend

Het effectief beheren van teams van externe VA’s brengt natuurlijk vele uitdagingen met zich mee. Maar bij AVirtual hebben we het gevoel dat we met vallen en opstaan ​​hebben gevonden wat voor ons werkt. Hoewel virtuele teams grote kostenbesparingen kunnen opleveren, moet u meer uitgeven aan HR, bedrijfscultuur en personeelsevenementen om alle leden van elk team betrokken te houden. Onze medewerkers vormen de kern van ons bedrijf.

It's only fair to share...Share on Facebook
Facebook
Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on LinkedIn
Linkedin