Als u een virtuele assistent(e) , inhuurt dan moet u verschillende hulpprogramma’s gebruiken om zowel de positie van uw onderneming te behouden als deze naar het volgende niveau te tillen. Het heeft weinig of geen zin om continue samen te werken met uw virtuele assistent(e) als dit u uiteindelijk meer tijd kost dan voorheen, daarom kunnen verschillende hulpprogramma’s van pas komen.

Deze verbeteren niet alleen de productiviteit en communicatie maar deze kunnen ook bijdragen aan de marketing van uw bedrijf en uw gemoedsrust. Er zijn verschillende hulpprogramma’s die uw bedrijfsprestaties optimaliseren, uw workflow stroomlijnen en u helpen het maximale uit iedere minuut van de dag te halen. We hebben 10 hulpprogramma’s geselecteerd die wij u aanraden aan te schaffen voor dat u uw virtuele assistent(e) inhuurt.
De onderstaande hulpprogramma’s zorgen voor een naadloze samenwerking met uw virtuele assistent(e).

Dropbox

Stel u voor dat al uw documenten die u heeft opgeslagen op uw computer per ongeluk verwijderd worden? Al die moeite die u heeft gedaan is voor niets geweest! Dit kan nogal schokkend zijn. Dropbox is een geweldig back-upsysteem mocht u dit nodig hebben.

Met dit populaire hulpprogramma’s kunt u ook alle documenten eenvoudig delen. U stuurt gewoon de Dropbox-link naar uw virtuele assistent(e) en deze kan alleen de bestanden downloaden die bij deze link behoren. Door het aanmaken van een gedeelde Dropbox-map, kunt u uw leven en dat van uw virtuele assistenten  een stuk eenvoudige maken.

Google Apps for Work

Met Google kunt u niet alleen eenvoudig een onderzoek uitvoeren, maar het biedt ook professionele e-mail, online opslag, gedeelde agenda’s, video-vergaderingen en nog veel meer. Dit is een geweldig hulpprogramma’s om te installeren omdat u veilig kunt samenwerken, en delen en er wordt een back-up gemaakt van alle items.

OneNote

OneNote is een geweldig gratis formulier dat kan worden gebruikt voor het verzamelen van informatie en het samenwerken met meerdere gebruikers. U kunt alle notities, handgeschreven of getypt, ontwerpschermknipsels en audiocommentaar opslaan op dit platform. Dit is een fantastisch hulpprogramma voor notulen van een vergadering die toegankelijk zijn voor uw netwerk of u kunt deze delen met een OneNote gebruiker.

LastPass

Heeft u ook zo’n slecht geheugen dat u telkens uw inloggegevens vergaat? Dit hulpprogramma zal u helpen al deze informatie op te slaan en eenvoudig toegankelijk te maken. Met Lastpass kunt u ook wachtwoorden en inloggegevens delen met uw virtuele assistent(e). Het mooie van dit hulpprogramma is dat u de wachtwoordinformatie niet hoeft te delen want deze is gemaskeerd, maar ze kunnen deze wel gebruiken. Dit verlaagt uw beveiligingsrisico maar dit hulpprogramma is niet 100% veilig want een toegewijde programmeur kan toegang krijgen tot uw wachtwoorden. Het is echter een geweldig hulpprogramma voor het delen van wachtwoorden zonder dat u deze uit hoeft te typen in een lange e-mail.

Basecamp

Dit is een eenvoudig gratis project management hulpmiddel. Basecamp zorgt ervoor dat u alleen bij kunt houden met uw virtuele assistent(e) omdat beide partijen bestanden kunnen uploaden, takenlijsten kunnen plannen en aanmaken die eenvoudig kunnen worden toegewezen aan verschillende personen. De agenda van Basecamp herinnert u aan alle openstaande taken en wat er de komende maanden verwacht wordt. Uw virtuele assistent(e) kan eenvoudig zijn/haar werk toevoegen aan Basecamp voordat het ter inzage aan u wordt voorgelegd.

Asana

Asana is bijna hetzelfde als Basecamp en is ook een project management hulpprogramma. Asana is een efficiënt hulpprogramma omdat u verschillende projectoverzichten aan kunt maken en taken kunt toewijzen aan diegene die gebruik maken van het hulpprogramma. Met behulp van de overzichten kunt u zien wat er gedaan moet worden en wat er reeds voltooid is. U kunt links uploaden, bestanden bewerken en toevoegen en nog veel meer met behulp van dit platform. Asana bevat ook agenda’s waarmee u uw taken en tijd kunt beheren.

Skype

Aangezien een virtuele assistent(e) niet aanwezig kan zijn op kantoor voor snel overleg of vergaderingen is Skype een geweldig hulpprogramma om contact te houden en face-to-face te chatten. U kunt Skype gebruiken om groeps- of individuele vergadering te plannen met behulp van de conferentiegesprek-optie. Skype is ook een geweldig hulpprogramma voor directe communicatie om contact te houden en berichten te versturen als u een snelle reactie nodig heeft. Het mooie van Skype is dat u schermen kunt delen, en tekstlinks or andere relevante informatie kunt uitwisselen. En als u ooit een samenvatting nodig heeft van uw gesprek dan kunt u de sessie opnemen met Skype voor het maken van uw notulen.

DocuSign

Aangezien uw virtuele assistent(e) niet bij u in de buurt gevestigd is, is het een goed idee om DocuSign te installeren. Hiermee kan de virtuele assistente contracten en vertrouwelijke informatie versturen naar klanten die ondertekend moeten worden en deze worden dan automatisch opgeslagen in een e-archiefsysteem, zodat u deze niet hoeft te printen, faxen of wachten op de e-mail.

Canva

Wilt u wenskaarten of uitnodigingen ontwerpen? Gebruik dan Canva Dit is het perfecte gratis hulpprogramma hiervoor. U kunt meerdere dingen ontwerpen ook voor verschillende social media platformen. Met Canva kunt u opvallende en professionele afbeeldingen creëren. En het mooie is dat u geen ontwerpervaring nodig heeft!

Grammarly

Aangezien een virtuele assistent(e) vaker e-mails verstuurt, is het een goed idee dat zij Grammarly op hun computer installeren. Grammarly zorgt ervoor alle e-mails professioneel overkomen en geen fouten bevatten. Grammarly helpt spellingsfouten, zinsopbouw en grammaticafouten te corrigeren. Met dit in uw gedachten, denk eraan dat het inhuren van een virtuele assistent(e) niet veel zin heeft als u deze

hulpprogramma’s niet heeft om samen te werken. Deze hulpprogramma’s zijn ontworpen om het leven gemakkelijker te maken, door u en uw virtuele assistent(e) tijd te besparen en om jullie levens efficiënter te maken.

It's only fair to share...Share on Facebook
Facebook
Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on LinkedIn
Linkedin